Oprawa artystyczna gali jubileuszowej. Dlaczego warto myśleć o wydarzeniu jak o filmie.
Gala jubileuszowa to jedno z tych wydarzeń, które firma organizuje raz na wiele lat. To dodatkowy set obowiązków dla odpowiednich działów w firmach i wielkie oczekiwania wszystkich pracowników względem wydarzenia. Coraz częściej organizacje zdają sobie sprawę, że sama oprawa artystyczna – scenografia, światło, dźwięk – to za mało. Prawdziwą wartość buduje dziś spójna i ciekawa narracja całego wydarzenia, a jej kręgosłupem są filmy produkowane specjalnie na tę okazję.
Na skróty
Oprawa artystyczna gali jubileuszowej działa najlepiej, gdy całe wydarzenie traktuje się jak film z dramaturgią – mocnym otwarciem, dawkowanym środkiem i zakończeniem, które zostaje w pamięci. Filmy produkowane specjalnie na galę spajają narrację, odciążają prowadzącego i budują poczucie przynależności u pracowników.
- Gala bez spójnej narracji to zestaw osobnych elementów. Film ją scala.
- Jedna firma obsługująca media i produkcję = pełna kontrola nad dramaturgią eventu.
- Film na ekranie daje prowadzącemu chwilę oddechu i zmianę nastroju dla widowni.
- Filmy z pracownikami firmy na wielkim ekranie w trakcie wydarzenia budują emocje, których nie da scenografia.
Wydarzenie jak film: początek, środek, zakończenie
Pracując nad oprawą artystyczną gali, myślimy o niej dokładnie tak, jak o dobrze napisanym scenariuszu do filmu. Potrzebny jest mocny początek, który od razu przykuwa uwagę i ustawia ton całego wieczoru. Środek, który mimo naturalnego spadku energii w trakcie wydarzenia, wciąż utrzymuje uwagę widzów – dawkując emocje, informacje i niespodzianki we właściwym tempie. I potrzebne jest zakończenie z przytupem. Moment, który zostaje w pamięci na długo po zakończonym wydarzeniu.
Kiedy produkujemy filmy na galę i jednocześnie obsługujemy ją medialnie, wiemy dokładnie, który materiał zadziała w którym momencie. Nie zgadujemy – projektujemy emocje widzów z góry, tak jak robi się to w dobrym scenariuszu.
Michał Liszcz, właściciel Motion Pikczer
Ta filmowa dramaturgia nie dzieje się przypadkiem. Wymaga pełnego rozeznania w tym, co, kiedy i jak puścić na scenie. Gala powinna być traktowana jako całość, od pierwszego slajdu po ostatnie podziękowania. Celujemy w spójność, a nie prezentację osobnych elementów i materiałów kręconych w najróżniejszy sposób, z przypadkowymi kolorami, fontami, grafikami itp.
Mocny początek – ton całego wieczoru
Pierwszy materiał filmowy ustawia nastrój i przykuwa uwagę widowni zanim padnie pierwsze słowo prowadzącego.
Dawkowanie emocji i niespodzianek
Filmy rozłożone w programie podtrzymują energię i uzupełniają część merytoryczną – bez przeciążenia widowni blokami slajdów.
Pracownicy na dużym ekranie
Materiał z twarzami ludzi z różnych działów buduje poczucie przynależności i wywołuje emocje, których nie da żadna scenografia.
Zakończenie z przytupem
Ostatni film zamyka wieczór i zostaje w pamięci na długo po wyjściu z sali – to moment, do którego wszyscy wracają po galach.
Jedna firma, pełna kontrola nad narracją
Obsługując wydarzenie zarówno medialnie, jak i produkując filmy na jego potrzeby, mamy pełen obraz całości. Wiemy, w którym momencie wydarzenia dany materiał zadziała najlepiej, jak go zmontować, żeby wspierał prowadzącego i nie rozpraszał energii widzów, i jak połączyć wszystkie elementy w jedną, spójną opowieść.
To realne odciążenie dla organizatora. Firma organizująca wydarzenie, zamiast martwić się o to, kto i kiedy przełączy slajdy, kto puści kolejny film i czy wszystko zagra w odpowiedniej kolejności, może w pełni skupić się na konferansjerce, witaniu gości, programie merytorycznym, atmosferze. Całą warstwę narracyjną i techniczną bierzemy na siebie.
Film jako oddech dla prowadzącego i ukłon w stronę pracowników
Najbardziej praktyczna, choć często niedoceniana funkcja filmu na gali, jest prozaiczna: daje prowadzącemu chwilę wytchnienia. Zmiana nastroju, przygotowanie kolejnego punktu programu, moment na złapanie oddechu – to wszystko dzieje się w trakcie emisji materiału filmowego, którego widz ogląda z zaciekawieniem, nie zauważając technicznej przerwy.
Ale funkcja filmu na tym się nie kończy. Kiedy w produkcji biorą udział sami pracownicy, nie tylko zarząd czy liderzy, ale ludzie z różnych działów, zespołów, magazynów, sklepów, gala nabiera zupełnie innego charakteru. Staje się wydarzeniem nie tylko dla wybranych pracowników, ale dla wszystkich tych, którzy budowali firmę przez lata. Ludzie chcą zobaczyć siebie i swoich kolegów na dużym ekranie – to buduje poczucie przynależności i emocje, których nie da się osiągnąć samą scenografią.
Nasze doświadczenie
Oprawę artystyczną przygotowujemy dla firm w bardzo różnym zakresie, dopasowanym do potrzeb konkretnej firmy. Dla Rossmann Polska od lat przygotowujemy content na Centaura – stały, powtarzalny format współpracy, w ramach którego dostarczamy materiały wspierające komunikację wewnętrzną firmy. Z kolei dla firmy Networks! zrealizowaliśmy pełen zakres naszych usług: prezentacje, filmy oraz produkcję samego wydarzenia od A do Z.
Ta różnorodność doświadczeń pozwala nam elastycznie dopasować się do potrzeb każdej firmy – niezależnie od tego, czy potrzebny jest pojedynczy element oprawy, czy kompleksowa produkcja całej gali.
—
Chcesz pomocy kreatywnej przy swoim wydarzeniu? Napisz do nas.
Ile filmów potrzeba na galę jubileuszową?
Na typowej gali trwającej 3-4 godziny sprawdza się od 3 do 5 osobnych materiałów: film otwierający, 1-2 filmy tematyczne lub wizerunkowe w środku, krótki film z pracownikami i materiał finałowy. Ważniejsze od liczby jest to, żeby każdy miał jasno określoną funkcję dramaturgiczną – inaczej gromadzisz treści, a nie budujesz narrację.
Czy film na galę można nagrać w dniu wydarzenia?
Filmy prezentowane w trakcie gali – otwierające, wizerunkowe, z pracownikami – nagrywa się i montuje na kilka tygodni przed wydarzeniem. Inaczej nie ma czasu na korekty, zatwierdzenia i testy techniczne na sali. Natomiast krótkie materiały relacyjne z samego eventu montujemy czasem na żywo lub w ciągu kilkudziesięciu minut – to osobny format z innymi założeniami.
Czy pracownicy muszą być aktorami, żeby wypaść dobrze na ekranie?
Widownia na gali rozpoznaje swoich kolegów i właśnie dlatego reaguje emocjonalnie. Zadaniem reżysera jest stworzenie warunków, w których nieaktorzy mówią naturalnie i swobodnie. Unikamy skryptów – wolimy krótkie pytania i szczere odpowiedzi, które potem skracamy w montażu do najlepszych 20-30 sekund.
Co oznacza obsługa medialna wydarzenia i czym różni się od samej produkcji filmów?
Kiedy produkujemy filmy i jednocześnie obsługujemy wydarzenie medialnie, bierzemy odpowiedzialność za to, co pojawia się na ekranie przez cały wieczór – kolejność materiałów, timing, synchronizację z prowadzącym, reagowanie na zmiany w programie. Organizator przestaje martwić się o slajdy i piloty, a skupia się na gościach i programie merytorycznym.
Jak długo wcześniej trzeba zacząć planować oprawę filmową gali?
Zdjęcia z pracownikami wymagają koordynacji terminów, dojazdu do oddziałów, montażu i minimum jednej rundy poprawek. Do tego dochodzi zatwierdzanie przez zarząd i testy techniczne na miejscu wydarzenia. Zaczynając 6-8 tygodni wcześniej, mamy bufor na korekty bez presji czasu. Projekty wielomiejscowe lub wymagające animacji planujemy z 10-12-tygodniowym wyprzedzeniem.
Czy taki projekt można zamówić, jeśli mamy już agencję eventową?
Najczęściej agencja eventowa zarządza scenografią, cateringiem, konferansjerką i logistyką. My wchodzimy jako partner odpowiedzialny za warstwę filmową i medialną – produkujemy materiały i obsługujemy je w trakcie gali. To wymaga dobrego briefingu i jednego spotkania z agencją, żeby zsynchronizować program i timing. Wielokrotnie pracowaliśmy w takim układzie i przebiega sprawnie.
